Al organizar un evento, te enfrentas a muchas decisiones. Elegir un Salón de Eventos ideal es la única decisión que tendrá el mayor impacto en tu evento. La fecha del evento, las opciones de restauración y las agradables experiencias de los asistentes … todo se ve afectado en parte por el salón de eventos que selecciones.
¿Suena esto un poco intimidante? No tienes que sentirte así. Aquí hay algunas pautas sobre cuándo tomar una decisión, qué considerar y cómo hacerlo mejor.
Cuándo comenzar a buscar un Salón de Eventos
Cuanto antes mejor. Una vez que comprenda bien las siguientes 3 cosas, puedes comenzar a buscar un lugar: presupuesto, tamaño estimado del evento y requisitos de espacio.
Reserva un lugar con al menos 4-6 meses de anticipación para que tengas tiempo suficiente para planificar otras cosas críticas, como catering, invitaciones del evento, sitios web.
Para la planificación, ¿estás utilizando alguna herramienta que ahorre tiempo? Echa un vistazo a los software favoritos de los organizadores de eventos, en internet los puedes encontrar.
Qué considerar al buscar un lugar
1. Ubicación del Salón de Eventos
Probablemente ya hayas considerado esto. Para un evento local, puedes estar buscando un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes. Si muchos asistentes viajarán desde fuera de la ciudad, un lugar cerca del aeropuerto o sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no olvides considerar la opción de tráfico, transporte y estacionamiento.
Si deseas reducir la posibilidad de que tus asistentes lleguen tarde, proporciónales una aplicación móvil para eventos, que en la actualidad es un estándar. Con mapas GPS, direcciones de manejo e información de estacionamiento / transporte a su alcance, tus asistentes se sentirán aliviados. Si el lugar está dentro de un campus o instituto grande, los mapas con alfileres ayudan mucho. Para eventos con exposiciones, carteles o sesiones paralelas, los mapas interactivos de interior ayudarán a los asistentes a navegar cómodamente.
2. Estacionamiento
¿El lugar tiene parqueaderos o valet parking? Un lugar con estacionamiento es de lo que están hechos los sueños. Si ese no es el caso, ¿hay estacionamientos cercanos a los que los asistentes puedan acceder y usar? Si no hay estacionamiento disponible, tiene algunas alternativas:
• Puedes reservar estacionamientos cercanos para sus asistentes e incluir el costo en los precios de los boletos o hacer que los asistentes paguen cuando se estacionen.
• Proporciona una manera para que los asistentes compartan un viaje o un taxi entre ellos. También sería una buena oportunidad para que interactúen entre sí.
• Puedes ofrecer valet parking para el evento, incluso si el lugar no lo hace.
3. Capacidad y mínimos
• ¿Cuál es la capacidad de salón de eventos? Necesitarás conocer la capacidad del salón por algunas razones. Primero, 500 personas (si es el tamaño estimado de tu evento) no pueden caber cómodamente en un lugar con capacidad para 250 personas. Y segundo, hay códigos de seguridad y contra incendios(extintores, detectores de humo, planes de evacuación, botiquin, etc) que el lugar debe cumplir.
• ¿Cuáles son los mínimos de Alimentos y Bebidas? Si el lugar ofrece alimentos y bebidas y establece un monto mínimo de gasto en alimentos y bebidas. Si estimas mucho más gasto de A/B de lo que ofrece el lugar, significa que serías un buen cliente para ellos. Negocia si pueden proporcionar un servicio complementario
• ¿Cómo hacer ajustes basados en los comentarios de los asistentes? Es importante poder realizar un ajuste informado justo antes o durante su evento. Puedes contar fácilmente o recopilar comentarios instantáneos a través de encuestas en vivo en un aplicación de eventos, Lo que le ahorra tiempo y dinero.
4. Servicios y comodidades
• ¿El salón de eventos tiene una cocina y puede proporcionar catering?
Si es así, a menudo un lugar exonerará la tarifa de la instalación y solo cobrará un pago inicial junto con el costo de los alimentos para cada asistente. Esos lugares sin instalaciones de cocina pueden tener una asociación con un proveedor de alimentos que debes usar. Es posible que desees verificar tu comida con anticipación. Si no es lo suficientemente bueno, puedes crear un impacto negativo en las experiencias de tus asistentes. Por lo tanto, ve a un lugar que sirva excelente comida o te permita traer vendedores externos de alimentos.
• ¿Tiene mesas, sillas y mantelería? Si un lugar tiene estos elementos, puede ahorrar una gran cantidad de dinero y esfuerzo utilizando lo que tienen, suponiendo que coincida con tu tema y ambiente.
• ¿Tiene un equipo de instalación / limpieza? Si has encontrado un lugar que proporciona un equipo de preparación y limpieza, ¡regocíjate! Este no es siempre el caso. Si estos servicios no están disponibles, deberás crear su equipo o buscarlos externos.
• Tiene capacidades Audiovisuales? Algunos lugares tienen un equipo audiovisual incorporado para su uso, y otros requerirán que lo traigas tu mismo.
5. Diseño
A pesar de que encontrarás su lugar temprano en el proceso de planificación del evento, querrás tener una idea aproximada de los tipos de actividades que incluirá, las comodidades que necesitará y las necesidades de su equipo y los asistentes.
Mientras reduces la selección, obtén un plano ilustrado de cada lugar y recorre sus lugares favoritos al menos una vez, tomando nota de cosas importantes como dónde están los puntos de venta y dónde se encuentra o se puede ubicar el equipo audiovisual.
El diseño y el plano de planta afectarán en gran medida algunos aspectos diferentes de tu evento:
• Flujo de tráfico Piensa en el flujo de tráfico a través de tu evento. El tipo de flujo que desearás será diferente para cada evento.
¿Qué áreas serán de alto tráfico en el evento? ¿Registro? Las puertas del auditorio?
Ten esto en cuenta al elegir el lugar, y ten en cuenta que la forma en que configuras las mesas y la decoración también afectará en gran medida esto.
• Actividades del evento Si deseas tener oradores principales en el evento, necesitarás un escenario o un lugar para colocar un escenario alquilado.
6. Ambiente del salón de eventos
Presta especial atención a la decoración existente dentro del lugar. ¿Qué estilo es la arquitectura y qué transmite el interior del lugar? Cuanto menos coincida el ambiente con la sensación deseada de tu evento (exclusivo, de alta tecnología, etc.), más decoración necesitarás hacer para compensarlo.
7. Seguros
Algunos lugares ni siquiera harán negocios contigo si no tienes seguro.
Para tu evento es importante solicitar respaldo de un agente de seguros para cubrir la responsabilidad civil. Lee muy bien la letra menuda y pide recomendaciones pues alguna agencias de seguros venden las pólizas sin mayor problema pero en el evento de un siniestro o reclamación buscan por todos los medios no responder.
8. Accesibilidad
La accesibilidad se refiere a la posibilidad de que todos, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al salón. Antes de poder responder a esta pregunta, deberás comprender quiénes son tus asistentes y cuáles son sus necesidades.
Probablemente sabrás si habrá niños en su lugar, pero es posible que no sepas si habrá personas con otras necesidades especiales. En esta situación, revisar los eventos recientes organizados por su organización puede darle una idea de esto.
9. Acústica del salón
¿Alguna vez has asistido a un evento en un lugar que era tan ruidoso que era difícil escuchar a los demás, Eso es causado por una pobre acústica. Acústica es solo una palabra elegante para saber cómo viaja el sonido a través del lugar. Ten en cuenta que un gran espacio de estilo generará ecos o lo que los arquitectos denominan «reverberación».
10. Costo y flexibilidad en la fecha del evento
Ser flexible en la fecha del evento puede ser una excelente manera de negociar con los lugares. Es posible que tengan fechas abiertas en su calendario que quieran llenar. Al proporcionar opciones de 2-3 fechas, es más probable que obtenga precios con descuento.
11. Plan de Marketing:
De las cosas más importantes para tu evento se encuentra el plan de marketing. De nada sirve planificar, planear la presentación, los detalles, el presentador, las ayudas AV, los refrigerios, el lugar, la fecha, etc si dejas de lado la promoción de tu evento. Esta es la piedra angular del mismo y es a la que debe dedicar al menos el 50 o 60% de tu tiempo si no es más. Entiende que es el único sitio por donde ingresará el dinero con el que vas a pagar todo. Ahora ves la importancia?
Si no estás decidido a dedicarle mas del 60% de tu tiempo y capacidad al marketing, es mejor que no te desgastes haciendo el resto, por que estarás preparando con mucha ilusión algo que te va a causar muchos dolores de cabeza.
Las piezas gráficas, la pagina web o el landing page, el evento en redes sociales, la publicidad, las confirmaciones, la atención a los interesados, la venta de entradas, etc.
No dejes de lado la posibilidad de cancelar el evento si no se logra el aforo mínimo, con la garantía de hacer una devolución del dinero a los compradores. Es mejor renunciar a tiempo dando la cara y respondiendo a todos, que seguir hasta el final y recibir grandes pérdidas. No confíe en que el dia del Evento llegarán todos porque eso No es así. El día del evento llegarán los que han comprado boletas con tiempo y unos cuántos amigos mas.
Cómo buscar un lugar
Encontrar el lugar adecuado para tu evento puede ocupar bastante tiempo. Afortunadamente, hay algunos atajos para ayudarte a ahorrar tiempo:
• En los sitios web de salones de eventos, está lleno de lugares para realizar eventos, etc., encuentra eventos locales similares a los tuyos y ve adónde organizan los eventos.
• Usa una herramienta en línea para encontrar un Salón de eventos adecuado. Ayudan a analizar los diferentes lugares para encontrar el adecuado para tu evento.
Como puedes ver, hay mucho que considerar al elegir el lugar de tu evento. Sin embargo, si tienes en cuenta lo anterior al hacer su investigación, encontrarás el lugar perfecto para tu evento.
Después de que la fecha y el lugar del evento estén establecidos, ahora es el momento de crear sitios web y agendas de eventos, promocionar tu evento, vender las entradas y comenzar a atraer a los asistentes.
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